Kunde zahlt die Rechnung nicht: Mahnung, Verzug und Rechte des Handwerkers

Die Rechnung ist raus – und der Kunde zahlt nicht

Wenige Situationen sind für Handwerks- und Bauunternehmen so nervenaufreibend wie eine offene Rechnung, die trotz erbrachter Leistung nicht beglichen wird. Die Arbeit ist getan, das Material bezahlt, die Löhne sind ausgezahlt – und das Geld bleibt aus. Gute Nachricht: Das Gesetz stellt ein klares Instrumentarium bereit, mit dem Sie Ihre Forderung Schritt für Schritt durchsetzen. Entscheidend ist, die richtige Reihenfolge einzuhalten und jeden Schritt belegen zu können.

Dieser Leitfaden führt durch Fälligkeit, Verzug, Mahnung, Verzugszinsen, gerichtliches Mahnverfahren und die besonderen baurechtlichen Druckmittel – und zeigt, warum eine saubere Leistungs- und Abnahmedokumentation am Ende über Erfolg oder Misserfolg entscheidet.

Fälligkeit: Wann ist die Forderung überhaupt zahlbar?

Bevor von Verzug die Rede sein kann, muss die Forderung fällig sein. Beim Werkvertrag wird die Vergütung nach § 641 BGB grundsätzlich mit der Abnahme fällig. Beim VOB/B-Vertrag wird die Schlusszahlung nach § 16 Abs. 3 VOB/B fällig, sobald eine prüfbare Schlussrechnung vorliegt und die Prüffrist abgelaufen ist.

Daraus folgt: Eine nicht prüfbare Rechnung setzt die Fälligkeit gar nicht erst in Gang. Bevor Sie mahnen, sollten Sie deshalb sicherstellen, dass die Abnahme erfolgt ist und Ihre Rechnung prüfbar aufgebaut ist – mit Aufmaß, Mengen und Bezug zu den Leistungspositionen. Wie eine prüfbare Schlussrechnung nach VOB aussieht und welche Rolle Abschlagszahlungen vorher spielen, lesen Sie in den verlinkten Beiträgen.

Verzug nach § 286 BGB: der entscheidende Hebel

Verzug ist die rechtliche Voraussetzung für Verzugszinsen und Schadensersatz. Nach § 286 BGB gerät der Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit nicht zahlt. In drei Konstellationen tritt Verzug auch ohne Mahnung ein:

• wenn für die Leistung eine kalendermäßig bestimmte Zahlungsfrist vereinbart ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB),
• wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB),
• automatisch 30 Tage nach Zugang einer Rechnung und Fälligkeit (§ 286 Abs. 3 BGB) – bei Verbrauchern allerdings nur, wenn auf diese Folge in der Rechnung hingewiesen wurde.

In der Praxis empfiehlt sich trotz der 30-Tage-Regel eine ausdrückliche Mahnung, weil sie Verzug eindeutig und nachweisbar herbeiführt.

Mahnung und Zahlungsfrist

Eine Mahnung ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die fällige Leistung zu erbringen. Setzen Sie darin eine konkrete, angemessene Zahlungsfrist (in der Praxis häufig 7 bis 14 Tage) und benennen Sie die Rechnung mit Nummer, Datum und Betrag. Versenden Sie die Mahnung nachweisbar, idealerweise so, dass Sie den Zugang belegen können.

Drei Mahnungen sind rechtlich nicht erforderlich – eine einzige Mahnung nach Fälligkeit genügt, um Verzug zu begründen. Die verbreitete Vorstellung, man müsse stets dreimal mahnen, ist ein Mythos. Sinnvoll ist meist eine deutliche letzte Mahnung mit Fristsetzung und der Ankündigung weiterer Schritte.

Verzugszinsen nach § 288 BGB

Sobald Verzug eingetreten ist, können Sie Verzugszinsen verlangen. Die Höhe richtet sich danach, ob ein Verbraucher beteiligt ist:

Konstellation	Verzugszinssatz nach § 288 BGB	Pauschale
Geschäft mit Verbraucher (B2C)	5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz	–
Geschäft zwischen Unternehmern (B2B)	9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz	40 € Verzugskostenpauschale (§ 288 Abs. 5 BGB)

Bei reinen B2B-Geschäften steht Ihnen neben dem höheren Zinssatz zusätzlich eine Verzugskostenpauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB). Darüber hinausgehende Verzugsschäden – etwa Kosten der Rechtsverfolgung – können zusätzlich geltend gemacht werden.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Zahlt der Kunde trotz Verzug nicht, ist das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO ein schneller, kostengünstiger Weg. Sie beantragen beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid. Widerspricht der Schuldner nicht innerhalb von zwei Wochen, ergeht auf Antrag ein Vollstreckungsbescheid, aus dem Sie die Zwangsvollstreckung betreiben können.

Legt der Schuldner Widerspruch ein, geht das Verfahren in den streitigen Prozess über. Spätestens dann zählt, ob Sie Ihre Leistung und deren Abnahme belastbar nachweisen können. Das Mahnverfahren ist also vor allem dann effizient, wenn die Forderung dem Grunde und der Höhe nach unstreitig ist.

Baurechtliche Druckmittel: Bauhandwerkersicherung und Leistungsverweigerung

Im Baurecht stehen Ihnen über das allgemeine Inkasso hinaus spezielle Druckmittel zur Verfügung:

Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB. Sie können vom Besteller jederzeit eine Sicherheit für die noch nicht bezahlte Vergütung verlangen – einschließlich Nebenforderungen in Höhe von 10 Prozent. Leistet der Besteller die Sicherheit trotz angemessener Frist nicht, dürfen Sie die Leistung verweigern oder den Vertrag kündigen und behalten den Vergütungsanspruch. Dieses Instrument wirkt schon vor und während der Bauphase und ist eines der schärfsten Schwerter des Auftragnehmers. Die Details erklärt der Beitrag zur Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB.

Leistungsverweigerung. Solange eine fällige Gegenleistung – etwa eine fällige Abschlagszahlung – ausbleibt, können Sie unter den Voraussetzungen des § 320 BGB Ihre eigene Leistung zurückhalten. Dieses Druckmittel will sorgfältig eingesetzt sein, da eine unberechtigte Arbeitseinstellung eigene Pflichtverletzungen begründen kann.

Ablauf Schritt für Schritt

Schritt	Voraussetzung / Frist	Rechtsfolge
1. Prüfbare Rechnung nach Abnahme	Abnahme erfolgt (§ 641 BGB / § 16 Abs. 3 VOB/B)	Forderung wird fällig
2. Mahnung mit Zahlungsfrist	nach Fälligkeit, angemessene Frist (z. B. 7–14 Tage)	Schuldner gerät in Verzug (§ 286 BGB)
3. Verzugszinsen geltend machen	ab Verzugseintritt	5 bzw. 9 Prozentpunkte über Basiszins, B2B + 40 € (§ 288 BGB)
4. Bauhandwerkersicherung verlangen	offene Vergütung + 10 %	Leistungsverweigerung / Kündigung möglich (§ 650f BGB)
5. Gerichtliches Mahnverfahren	unstreitige Forderung	Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid (§§ 688 ff. ZPO)
6. Klage / Zwangsvollstreckung	bei Widerspruch oder Titel	gerichtliche Durchsetzung, Vollstreckung

Warum lückenlose Dokumentation der entscheidende Beweis ist

In jedem dieser Schritte gilt: Wer behauptet, muss beweisen. Spätestens im streitigen Verfahren tragen Sie die Beweislast dafür, dass Sie die Leistung vertragsgemäß und mangelfrei erbracht haben und dass die Abnahme erfolgt ist. Aussage gegen Aussage hilft niemandem – belastbare Belege entscheiden.

Ein lückenlos geführtes Bautagebuch dokumentiert täglich, welche Leistungen mit welcher Mannschaft an welchem Bauteil erbracht wurden, und untermauert jede Position mit Fotos und Mengen. Abnahmeprotokolle belegen, dass und wann die Leistung abgenommen wurde – der Auslöser der Fälligkeit. Auch um Mehraufwand nachzuweisen und Nachträge in die Forderung einzubeziehen, ist die durchgehende Dokumentation unersetzlich. Behält der Kunde wegen behaupteter Mängel ein, zeigt ein sauberes Mängelmanagement, ob und welche Mängel tatsächlich vorliegen und wie hoch ein angemessener Einbehalt wäre.

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Fazit

Wenn der Kunde nicht zahlt, sind Sie keineswegs machtlos. Stellen Sie zunächst Fälligkeit und Prüfbarkeit Ihrer Rechnung sicher, bringen Sie den Schuldner mit einer klaren Mahnung in Verzug und machen Sie Verzugszinsen samt Pauschale geltend. Die Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB und die Leistungsverweigerung sind starke baurechtliche Druckmittel, das gerichtliche Mahnverfahren ein schneller Weg bei unstreitigen Forderungen. Über allem steht eine lückenlose Dokumentation Ihrer Leistung und Abnahme – sie ist der Beweis, der Ihre Forderung trägt.

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